Tugas Softskill Review (Analisis manajemen proyek dan resiko)

Judul                                    : RANCANG BANGUN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENGELOLA DOKUMEN STANDART OPERATIONAL PROCEDURE

Jurnal                                   : Teknologi Informasi dan Ilmu Komputer.

Volume                               : Vol. 4 No.3

Tahun                                  : 2017

Penulis                                : I Putu Susila Handika1, I Gede Totok Suryawan2

Reviewer                            : Bagas Wahyu Vidiasmoro

RANCANG BANGUN DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM UNTUK MENGELOLA DOKUMEN STANDART OPERATIONAL PROCEDURE

Pada Analisis berikut ini Standart Operational Procedure (SOP) adalah dokumen penting pada sebuah perusahaan karena berguna untuk meningkatkan mutu perusahaan. PT. Global Retailindo Pratama adalah perusahaan yang bergerak dibidang retail yang menggunakan standart management mutu ISO 9001:2008. Yang dahulu masih menggunakan cara tradisional. Tujuan dari penelitian ini adalah merancang dan membangun Document Management System untuk mengelola dokumen SOP. Model pengembangan sistem yang digunakan pada penelitian ini adalah model prototyping. plikasii ini dibangun berbasis web dengan PHP sebagai bahasa pemrogrammannya. Pengujian aplikasi menggunakan Blak Box Testing dan Usability Testing untuk menunjukkann bahwa aplikasi Document Management System dapat berjalan sesuai dengan kebutuhan dan dapat digunakan dengan mudah sehingga proses pengelolaan dokumen SOP menjadi lebih cepat.

1.      Pendahuluan

Pada saat ini minimarket begitu banyak membuat persaingan semakin berat. Manajemen perusahaan harus memikirkan cara agar perusahaan dapat bersaing dengan perusahaan lainnya, dan cara yang paling sering dilakukan adalah melalui harga, diferensiasi produk atau jasa, fleksibilitas, waktu pengiriman, dan mutu. Dalam hal ini, mutu yang dimaksud adalah produk yang dijual serta pelayanan kepada pelanggan. Banyak dampak positif yang dapat didapat jika manajemen memberikan perhatian penuh kepada mutu, salah satu yang paling penting adalah kepuasan pelanggan. Salah satu cara meningkatkan mutu adalah dengan menerapkan suatu standar manajemen mutu dalam perusahaan (Santosa, dkk, 2013). Karena dengan menggunakan cara tradisional mendapakan banyak masalah ketika dokumen SOP harus dikirim kemasing masing toko karena kurang optimal maka untuk mengatasi permasalahan tersebut, diperlukan sebuah sistem yang dikenal sebagai Document Management System (DMS). Dengan DMS, dokumen-dokumen kertas akan dikonversi menjadi bentuk digital sehingga proses ditribusi dokumen SOP menjadi lebih cepat dan mudah untuk dilakukan. Pengembangan sistem dalam penelitian ini menggunakan PHP dan SQL Server Express 2008 sebagai penyimpanan data. Bahasa pemrograman PHP digunakan pada penelitian ini karena PHP memiliki beberapa kelebihan yaitu: (1) PHP mudah dibuat dan memiliki kecepatan yang tinggi. (2) PHP dapat dijalankan di berbagai macam sistem operasi baik itu Windows, MAC, ataupun linux. (3) PHP diedarkan secara gratis. (4) PHP termasuk dalam server-side programming (Aggaeni & Sujatmiko, 2013). SQL Server Express2008 dipilih karena selain DBMS tersebut gratis, SQL Server Express2008 mendukung Extended Stored Procedure yang dapat mempercepat proses pengolahan data (Pramana dkk, 2017).

2.      Metode Prototyping

Metode pengembangan perangkat lunak dipilih berdasarkan sifat aplikasi dan waktu yang diberikan untuk menyelesaikan aplikasi tersebut. Metode prototyping merupakan sebuah metode yang memiliki sifat berulang pada saat pembuatan desain aplikasi (Nugroho dkk, 2010). Pada proses perulangan, perancang hanya membuat rancangan sementara yang berfokus pada kebutuhan user. Pada tahap pertama, pengembang akan mengumpulkan semua informasi yang mendukung pengembangan sistem. Setelah mengumpulkan informasi dari user, tahap kedua adalah pembuatan desain sistem. Output dariproses desain sistem adalah dokumentasi desain yang berupa use case, Data Flow Diagram (DFD), Conceptual Data Model (CDM), dan Pysical Data Model (PDM). Tahap ketiga adalah pembuatan prototipe sistem. Prototipe dibuat berdasarkan kebutuhan dan desain yang telah disetujui. Selanjutnya, prototipe tersebut akan dievaluasi oleh user. Jika terdapat evaluasi dari user, proses akan diulang sampai seluruh prototipe diterima oleh user. Tahap keempat adalah pembuatan aplikasi yang dilanjutkan dengan proses pengujian. Setelah aplikasi berjalan sesuai dengan kebutuhan, tahap terakhir adalah melakukan pemeliharaan terhadap aplikasi tersebut.

3.      Analisis Kebutuhan

Analisis kebutuhan bertujuan untuk menggali informasi sehingga didapat kebutuhan fungsional dari Document Management System yang akan dibuat.

4.      Desain Sistem

Sesuai dengan analisis yang telah dibuat, dapat dibuat desain sistem seperti berikut

Use Case

Document Management System untuk mengelola Standart Operational Procedure (SOP) memiliki empat user yang dibagi menjadi administrator, document control, manager, dan staff. Keempat user tersebut memiliki hak akses yang berbeda-beda. User administrator merupakan user tertinggi pada sistem dimana user administrator memiliki hak untuk mengelola data user, mengelola hak akses tiap user, mengelola data SOP, serta melihat report. User document control adalah user yang bertugas untuk meng-upload dokumen SOP ke dalam sistem. Selain meng-upload dokumen, user document control dapat melihat dokumen SOP yang disediakan oleh sistem. User manager adalah user yang bertugas untuk menyetujui dokumen yang telah di-upload oleh user document control. User staff merupakan user yang hanya dapat melihat dokumen SOP sesuai dengan departemen dan dokumen SOP terhubung dengan departemen-nya.

Data Flow Diagram (DFD)

Data Flow Diagram (DFD) merupakan suatu model yang menggambarkan alur data sebuah sistem baik secara manual ataupun komputerisasi (Rismayani & Sy, 2015).Entitas yang terhubung dengan aplikasi Document Management System antara lain adminstrator, document control, manager,dan staff.

Conceptual Data Model

Conceptual Data Model (CDM) merupakan sebuah model yang merepresentasikan informasi pada tingkat abstraksi, entitas yang saling berelasi dan mewakili data dari domain masalah (Ribeiro, Silva, & Silva, 2015)

5.      HASIL DAN PEMBAHASAN

Kegunaan

1.Pekerjaan menjadi lebih efektif dengan adanya aplikasi ini.

2.Menjadi lebih produktif dengan adanya aplikasi ini.

3.Dapat menyelesaikan hal-hal dengan lebih mudah.

4.Waktu yang gunakan untuk bekerja menjadi lebih hemat.

5.Kebutuhan terpenuhi dengan adanya aplikasi ini.

6.Aplikasi ini mudah digunakan.

7.Aplikasi ini mudah dimengerti.

8.Langkah-langkah untuk mencapai tujuan sangat sedikit.

9.Kontennya fleksibel, sesuai dengan ke-butuhan.

10.Kesalahan dapat diselesaikan dengan cepat dan mudah.

Kekurangan

1.Karna ini menggunakan komputer perlu adanya pelatihan untuk staff staff karena biasanya beberapa staff masih awam menggunakan komputer

2.Jika terjadi kerusakan pada komputer harus adanya tekniksi ahli supaya tidak menjadi penghambat pada keterlambahan karena kerusakan.

6.      KESIMPULAN

Berdasarkan penelitian yang telah dilakukan, aplikasi Document Management System dapat membantu pihak document control untuk mengelola dokumen Standart Operational Procedure. Dengan adanya sistem, proses pendistribusian dokumen ke departemen dan seluruh toko menjadi lebih cepat karena dokumen tidak perlu dihantarkan ke departemen maupun toko tujuan.